La gestión de las deducciones puede contribuir en gran medida al crecimiento rentable de los ingresos en el complejo mundo de los bienes de consumo. En esencia, la gestión de las deducciones es el proceso de validar y compensar las deducciones comerciales o los pagos a cuenta efectuados por los minoristas por actividades promocionales.

Lo ideal sería que sus cuentas por cobrar fueran sencillas: su cliente solicita un servicio o producto, usted se lo entrega y él paga. Sin embargo, la realidad suele ser más difícil. En esta guía, trataremos la importancia de una gestión eficaz de las deducciones y las estrategias específicas que puede emplear para mejorarla y medirla.

Categorías de deducciones

1. Deducciones acordadas

Abarcan los acuerdos de devolución de promociones comerciales, los descuentos por pronto pago, las rebajas y las devoluciones aprobadas. Aunque estas deducciones constituyen la mayor parte de la categoría, conllevan una tasa de error notablemente alta.

2. Deducciones evitables

Estas deducciones se derivan de promociones comerciales poco claras, errores de facturación, discrepancias EDI, faltas de existencias y problemas con los plazos de entrega, etc. Muchos de estos problemas son recurrentes debido a cuestiones sistémicas subyacentes, y persistirán a menos que se aborden las causas profundas.

3. Deducciones no autorizadas o excesivas

Abarca las deducciones que sobrepasan los acuerdos de promoción comercial, las deducciones dobles, los descuentos tardíos, los errores en las devoluciones de los clientes, las discrepancias en los precios y los errores de recuento. Las cantidades cobradas de más, incluso en deducciones válidas, entran dentro de este paraguas.

4. Deducciones posteriores a la auditoría

Estas deducciones, a menudo emitidas por auditores de proveedores encargados, pueden aparecer incluso años después de la transacción original. Resulta alarmante que hasta la mitad de estas deducciones posteriores a la auditoría puedan ser cargos erróneos, inflados o incluso duplicados.

El ciclo de vida de una deducción

La importancia de una gestión eficaz de las deducciones en bienes de consumo

Cuando se trata de gestionar sus promociones comerciales, gestionar céntimos puede equivaler a gestionar fortunas. La gestión de las deducciones es una piedra angular de esta premisa. He aquí por qué dominarla no es negociable para las empresas que aspiran a destacar en el sector de los bienes de consumo.

Implicaciones financieras

• Impacto en la cuenta de resultados: Cada deducción no resuelta merma sus beneficios. Al gestionar eficazmente las deducciones, se asegura de que las reducciones injustificadas no consuman los fondos comerciales necesarios para impulsar las ventas, protegiendo así sus ganancias y permitiendo una elaboración de presupuestos y una asignación de recursos más eficaces.
• Efectos sobre la tesorería y el capital circulante: Un mar de deducciones pendientes puede bloquear efectivo vital, afectando a la liquidez. Una gestión racionalizada de las deducciones puede liberar el efectivo atrapado, estabilizando así su capital circulante y garantizando un flujo de caja más fluido.
• Elimine las sorpresas en los gastos: Los gastos inesperados, especialmente los de gran cuantía, son la pesadilla de un director financiero. Desarrollar y seguir un enfoque disciplinado de la gestión de las deducciones evitará esas desagradables sorpresas.

Eficacia operativa

• Racionalización de las operaciones: La gestión de las deducciones ayuda a identificar los problemas recurrentes, lo que permite a las empresas abordar las causas profundas. Esto no sólo reduce las deducciones recurrentes, sino que también suaviza las arrugas operativas.
• Mayor precisión en los informes y la contabilidad: Una gestión adecuada de las deducciones implica menos discrepancias y errores. Esto se traduce en informes financieros más precisos y una contabilidad más ágil, lo que ofrece a las partes interesadas una imagen más clara de la salud financiera de la empresa.
• Accionable: La gestión oportuna de las deducciones puede poner de manifiesto los gastos excesivos. Reconocerlos a tiempo puede alertar a las empresas para que reasignen o ajusten los fondos.

Relaciones con los minoristas fortalecidas

• Fomento de la confianza: Abordar y resolver las deducciones de forma coherente fomenta la confianza. Los minoristas entienden que usted se toma en serio sus compromisos y es menos probable que retenga pagos sin justificación.
• Comunicación clara y mejor colaboración: Una gestión eficaz de las deducciones exige canales de comunicación abiertos. Este enfoque colaborativo puede resolver muchos problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas graves.

Mantener un registro para auditorías posteriores

• Transparencia: La disciplina de la gestión de deducciones garantiza un registro meticuloso de cada transacción, deducción y resolución. Esto tiene un valor incalculable durante las auditorías posteriores, ya que demuestra el compromiso y la fiabilidad de su empresa.
• Precisión: Capaz de capturar el gasto REAL de las promociones comerciales. Esto ayuda a determinar si el ROI se desarrolló según lo previsto. Si hay una desviación con respecto al ROI previsto, podemos entender las razones que hay detrás.

Mejora de los análisis posteriores al evento

• Gasto real: Al vincular lo que se gastó realmente en una promoción con los resultados de ventas, se puede hacer un seguimiento objetivo del retorno real de la inversión desde el comercio, las cuentas de pérdidas y ganancias, etc.

Los retos más comunes en la gestión de deducciones

La gestión de las deducciones es esencial para mantener la estabilidad financiera, preservar las relaciones con los minoristas y garantizar el cumplimiento de la normativa. A medida que el sector evoluciona rápidamente, examinemos los retos más comunes y sus implicaciones.

Volumen y precisión de los datos:

• Problema: Gestionar un gran número de deducciones, cada una con sus características específicas, puede suponer un reto. Cuando se busca una precisión absoluta, esta tarea se vuelve aún más compleja.
• Repercusiones: Los procesos se alargan, lo que aumenta las posibilidades de errores e ineficiencias.

Vincular la deducción al gasto promocional correcto

• Problema: Las deducciones no siempre están claras y no se aplican sistemáticamente a la factura correcta. A veces se necesita un poco de trabajo de detective para hacer la correspondencia, lo que ralentiza el proceso. Los clientes minoristas no tienen incentivos para ayudar, por lo que depende de la tecnología y de las personas que la gestionan mitigar este reto.
• Repercusiones: Las deducciones no válidas se compensan y los gastos se aplican a las promociones equivocadas, lo que impide o echa por tierra los análisis posteriores al evento.

Conciliación financiera

• Problema: Las deducciones requieren una conciliación oportuna y precisa para mantener la nave financiera estable.
• Repercusiones: No hacerlo puede provocar alteraciones en el flujo de caja, desajustes financieros y errores en los informes, poniendo en peligro los esfuerzos de gestión de las deducciones.

Cumplimiento y normativa

• Problema: El entorno legal exige un cumplimiento estricto de su cambiante normativa.
• Repercusiones: Descuidar este aspecto puede dar lugar a incumplimientos, posibles problemas legales e importantes sanciones económicas.

Integración tecnológica

• Problema: A medida que avanza la tecnología, aumenta la presión para integrar soluciones de última generación para el acceso inmediato a los datos y su análisis.
• Repercusiones: Los retrasos en la adopción de la tecnología pueden provocar la fragmentación de las fuentes de datos, la ausencia de información en tiempo real, una productividad del personal encargado de las deducciones inferior a la óptima y problemas en la gestión de las deducciones.

Eficacia operativa

• Problema: El esfuerzo por mejorar las operaciones para una gestión eficaz de las deducciones es continuo.
• Repercusiones: Cualquier fallo en este esfuerzo puede aumentar los costes operativos, reducir la eficiencia y afectar a la productividad.

Información a partir de los datos

• Problema: Los datos son algo más que números; ofrecen valiosas perspectivas. El uso de análisis puede mostrar patrones, predicciones e información esencial para la toma de decisiones.
• Repercusiones: Este enfoque proactivo ayuda a tomar decisiones informadas, poner de relieve las tendencias y descubrir oportunidades en la gestión de las deducciones.

Colaboración y comunicación

• Problema: La gestión de las deducciones es un esfuerzo colectivo. Por lo tanto, no se puede subestimar la importancia de una comunicación clara entre equipos, departamentos y con los minoristas.
• Repercusiones: Cualquier fallo en este aspecto puede crear falta de comunicación, producir errores y poner en peligro las relaciones con los minoristas.

Gestión del cambio

• Problema: A medida que las empresas evolucionan, resulta inevitable adoptar procesos innovadores y tecnologías de vanguardia. Navegar por este cambio de forma eficiente es esencial.
• Repercusiones: Hacerlo garantiza transiciones fluidas, fomenta la implicación de los empleados y alinea a la organización con una visión unificada para la gestión de las deducciones.

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