¿Qué es una deducción post-auditoría?
Una deducción post-auditoría es sencillamente una deducción del pago de una factura actual por un gasto pasado detectado tras una revisión del departamento de auditoría interna del cliente o de una empresa auditora externa.
Dado que estas deducciones pueden producirse años después de que se haya producido un gasto (y después de que su equipo financiero haya cerrado el ejercicio fiscal), puede resultar difícil investigar y rastrear los documentos correctos necesarios para liquidar o impugnar los reclamos.
Además, se calcula que el 50% de las deducciones posteriores a una auditoría no son válidas. Estas pueden deberse a:
- La deducción ya se ha pagado
- Falta de ejecución en el comercio minorista
- Registros de entrega inexactos
- O un gasto que está fuera del acuerdo contractual
Cómo asegurarse de que está preparado para una auditoría
Mantenga siempre una comunicación abierta con sus clientes minoristas y comprenda las expectativas y requisitos de cada uno para evitar malentendidos y errores que puedan dar lugar a deducciones. Tenga una política claramente establecida y comunicada en torno a las auditorías posteriores, que debe incluir:
- Requisito de preaviso: 30-60 días para poder investigar y prepararse.
- Normas sobre plazos que establezcan hasta cuándo puede remontarse una auditoría (1-2 años).
- Exigir documentación justificativa, que podría incluir:
Para las deducciones no promocionales posteriores a la auditoría
- Informes de discrepancia de precios
- Prueba de entrega/BOL - detalle pormenorizado de la escasez o lo invendible anotado en el BOL y rubricado por el conductor.
Para las deducciones promocionales posteriores a la auditoría
- Prueba de cumplimiento
- Contrato u hoja de trato
- Motivo detallado de la deducción
Mantener un registro de las deducciones
Sus sistemas, especialmente el de gestión de la promoción comercial, deberían permitirle evitar y, en caso necesario, impugnar las deducciones posteriores a la auditoría.
He aquí algunas formas en las que CPGvision puede ayudarle a prepararse (y, con suerte, a evitar) las deducciones posteriores a una auditoría:
- Datos precisos y completos: CPGvision le ayuda a mantener datos precisos y completos sobre sus promociones comerciales, incluyendo detalles sobre precios, descuentos y descuentos promocionales. Esto puede facilitar la tarea de proporcionar al auditor la información que necesita para verificar el cumplimiento de los términos del contrato.
- Registros de auditoría: CPGvision permite un registro de auditoría de todos los cambios realizados en la promoción comercial, incluida la fecha y hora del cambio, quién lo realizó y el motivo. Todos los registros de liquidaciones de una promoción se mantienen con información vital como el número de factura, el importe, el número de contrato, etc.
- Adjuntar documentos: CPGvision le permite adjuntar contratos, pruebas de cumplimiento y cualquier otra documentación necesaria al registro de la promoción. Ya no tendrá que buscar la información en directorios internos, en ordenadores individuales o en archivos adjuntos de correo electrónico; toda la información que necesita se almacena en el registro correcto y se puede recuperar cuando sea necesario.
- Análisis en tiempo real: CPGvision armoniza los datos que necesita para proporcionar análisis en tiempo real sobre el rendimiento de sus promociones comerciales, incluidos los volúmenes de ventas, los márgenes y el rendimiento de la inversión. Esto puede ayudarle a identificar posibles problemas de cumplimiento y permitirle detectar si un socio minorista no ha cumplido su parte del trato.
- Colaboración mejorada: CPGvision le ayuda a colaborar más eficazmente con sus equipos internos y mantiene toda la comunicación vinculada a las promociones en sistemas internos permanentes.
- Procesos automatizados: CPGvision cuenta con flujos de trabajo de aprobación fácilmente configurables, lo que le permite rastrear todos los niveles de aprobación o denegación relacionados con promociones y liquidaciones.
- Capacidad para gestionar promociones, contratos y condiciones: CPGvision le permite gestionar todo tipo de actividades de descuento entre usted y sus clientes minoristas, todo en un solo calendario, su equipo tendrá visibilidad completa de toda la información necesaria para entender qué deducciones son válidas.
Realice auditorías internas periódicas
Realice auditorías periódicas de sus contratos, facturas y transacciones para identificar posibles problemas y abordarlos de forma proactiva. Esto puede ayudar a evitar sorpresas y reducir la probabilidad de auditorías posteriores.
Si se encuentra con una gran deducción posterior a la auditoría, puede merecer la pena consultar con una empresa externa que tenga experiencia en el manejo y la negociación con auditores externos y pueda ayudarle a evaluar sus sistemas y procesos internos. Pero una cosa es segura, un sistema de gestión de la promoción comercial de ciclo completo como CPGvision es un buen comienzo para reforzar su pista de auditoría.
Transforme su estrategia de auditoría con CPGvision
Nuestra completa solución de gestión de promociones comerciales le proporciona las herramientas necesarias para mantener datos precisos, garantizar el cumplimiento y agilizar sus procesos de auditoría. Desde registros de auditoría detallados hasta análisis en tiempo real y colaboración mejorada, CPGvision transforma su forma de prepararse y responder a las auditorías, protegiendo sus finanzas frente a deducciones no válidas.
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