Prepara tu AOP: sigue esta checklist para empresas de consumo masivo

Con el final del primer trimestre a la vuelta de la esquina, es hora de empezar a preparar el Plan Operativo Anual (AOP por sus siglas en inglés). Sabemos que parece como si acabara de terminar 2023, y aunque la planificación detallada del AOP no suele empezar hasta dentro de unos meses, es importante empezar a sentar las bases ahora. Actuar en este momento preparará a su empresa para gestionar eficazmente su dirección y su plan operativo para el próximo año. Es una oportunidad para poner en marcha procesos, establecer objetivos estratégicos y desglosarlos en estrategias prácticas y recursos necesarios para los distintos equipos. (Nota: las responsabilidades de cada equipo varían mucho de una empresa a otra; hemos hecho todo lo posible por clasificarlas aquí)

El proceso del plan operativo anual suele implicar tareas tediosas de gestión de hojas de cálculo y celebración de reuniones continuas. Sin embargo, empezar pronto a prepararlo le ayudará a centrarse en perfeccionar el plan real y gestionar su ejecución.

El plan operativo anual consiste en trazar un camino claro para alcanzar los objetivos financieros de la empresa. Esta planificación operativa debe implicar la distribución inteligente de los recursos financieros, el reconocimiento de los posibles obstáculos y la garantía de que cada miembro del equipo conoce su papel para impulsar la empresa y el plan financiero. Adoptar este enfoque para su plan operativo anual (AOP) prepara a los miembros del consejo de administración y a su empresa para un año de trabajo dedicado y progresos notables. Prepárese con una checklist de la preparación del AOP para asegurarse de que está listo para empezar a planificar.

Checklist para la preparación del AOP para empresas de bienes de consumo

A medida que comienza la temporada del AOP, las empresas de bienes de consumo necesitan seguir un enfoque estructurado y basado en datos. Esta checklist le ayudará a pensar con antelación en la preparación clave que le guiará a través de una temporada de AOP más fluida, permitiéndole alinear el plan con los objetivos de negocio de su empresa.

El AOP es un deporte de equipo.

Cada equipo debe desarrollar estrategias y tácticas específicas que contribuyan a los objetivos empresariales generales. Este esfuerzo coordinado garantiza que toda la empresa trabaje unida hacia objetivos empresariales compartidos. Los esfuerzos de los distintos grupos funcionales, aunque distintos, forman parte de un rompecabezas mayor que debe encajar. Siga esta sencilla lista de actividades para mantenerse en el buen camino:

Equipo de Cadena de Suministro y Gestión de Inventarios

• • • Realice una auditoría interna para detectar ineficiencias que puedan corregirse
    • Examine su cadena de suministro en busca de ineficiencias que puedan costar tiempo y dinero. Evalúe a cada proveedor en función de los costes y los plazos de entrega.
    • Evalúe la gestión del inventario, teniendo en cuenta aspectos como los niveles de existencias, los índices de rotación y los costes de almacenamiento.
    • Identifique áreas en las que los procesos operativos puedan racionalizarse o automatizarse para reducir costes.
    • Evaluar el rendimiento de proveedores y socios en términos de coste, calidad y fiabilidad.
    • Revisar los procesos y flujos de trabajo existentes. Identificar cuellos de botella y redundancias. Pregúntese dónde necesitamos más o menos personal.
    • Revisar los gastos previstos del año pasado frente a los reales, evaluar los gastos excesivos en marketing, comercio y operaciones.
    • Realice una evaluación de riesgos basada en posibles escenarios económicos y de suministro. Identificar estrategias para mitigar los riesgos.

Equipo de IT

• • • Audite los controles internos, ¿existen los sistemas adecuados para evitar errores y fraudes? Revisar los controles de acceso a sistemas y datos.
    • Evalúe los canales de comunicación entre departamentos, ¿existen los sistemas adecuados para garantizar que no se producen ineficiencias por falta de comunicación? ¿Existen las herramientas de colaboración adecuadas?
    • Garantizar que los informes de indicadores clave de rendimiento satisfacen las necesidades de la empresa.
    • Garantizar un entorno que sea modular, seguro y escalable.
    • Revisar el plan de gobernanza de datos para comprobar su eficiencia y eficacia

Equipo de previsión

• • • Llevar a cabo análisis previos al AOP y profundizar en los datos de ventas:
    • Revisar la precisión de las previsiones del año anterior, identificar las previsiones excesivas e insuficientes y sus causas.
    • Examine los datos de ventas de varios años para identificar tendencias a largo plazo en su negocio.
    • Preste especial atención a las fluctuaciones estacionales de las ventas, que pueden servir de base para futuras estrategias de inventario y marketing.
    • Analice el rendimiento de los distintos productos o líneas de productos, identificando cuáles han tenido éxito y cuáles no.
    • Asegúrese de que existen los canales adecuados para colaborar con marketing en las acciones de innovación de nuevos productos y de eficiencia del surtido.
    • Reunirse con el equipo de ventas para revisar las condiciones del mercado local que afectan al negocio.

Equipo de información

Retorno de la inversión en marketing

• Revise los resultados de las campañas de marketing, evaluando cuáles alcanzaron sus objetivos y cuáles se quedaron cortas.
• Compare el coste de cada campaña o actividad promocional con los beneficios que ha aportado en términos de aumento de las ventas, compromiso de los clientes o conocimiento de la marca.
• Evalúe qué canales y medios han sido más eficaces para los distintos tipos de campañas y segmentos de clientes.

Análisis y segmentación del comportamiento de los clientes

• Examine los patrones de compra, incluida la frecuencia, la cantidad y el momento de las compras, para comprender los hábitos de compra de los clientes.
• Observe cómo han respondido los distintos segmentos de clientes a sus productos y adapte el marketing y el desarrollo de productos futuros a estos datos.
• Utilice los análisis para seguir los cambios en las preferencias de los clientes, como un mayor interés por los productos ecológicos o un cambio hacia las compras en línea.
• Segmente su base de clientes para identificar comportamientos y necesidades únicos dentro de los distintos grupos, lo que permitirá un marketing y un desarrollo de productos más específicos.
• Analice los comentarios y las opiniones de los clientes para conocer sus opiniones y niveles de satisfacción, y utilice estos datos para mejorar los productos y las estrategias de atención al cliente.
• Profundice en su ecuación de valor y preste especial atención al impacto de los cambios de precios en las ventas.

Análisis de las tendencias del mercado:

• Manténgase al día de las tendencias más generales del sector, como los nuevos cambios normativos o los cambios en la dinámica de la oferta y la demanda.
• Supervise las acciones de los competidores, incluidos los lanzamientos de nuevos productos, los cambios de precios y las campañas de marketing, para mantener la competitividad.
• Manténgase al día de los avances tecnológicos relevantes que puedan afectar a su mercado, como las nuevas plataformas de comercio electrónico o las tecnologías de producción.
• Evalúe cómo han afectado al mercado los acontecimientos mundiales (como los cambios económicos o las crisis sanitarias) y adapte sus estrategias en consecuencia.
• Utilice las redes sociales para anticiparse a las próximas tendencias que pueda aprovechar.
• Realice un análisis de la competencia: conozca la estrategia de cada competidor por segmento de consumidores.

Análisis predictivo:

• Utilice modelos predictivos para pronosticar futuras tendencias de ventas basándose en datos históricos, condiciones de mercado y conocimientos sobre el comportamiento de los clientes.
• Predecir la demanda futura de productos, teniendo en cuenta factores como la estacionalidad, las tendencias del mercado y los indicadores económicos.

Equipo financiero

• • Analizar los AOP anteriores, identificar tendencias, éxitos y áreas de mejora. ¿En qué aspectos la empresa cumplió bien sus objetivos? ¿Dónde no?
  • Preparar y evaluar los estados financieros, los indicadores clave de rendimiento y las métricas de rentabilidad. Busque anomalías y patrones.
  • Establezca objetivos de ventas corporativos:
  • Colabore primero con la dirección y comprométase con los jefes de departamento para alinearse con los objetivos estratégicos. Consiga que la organización defina objetivos financieros claros y se alinee con ellos.
  • Analice los datos de ventas anteriores para establecer puntos de referencia e identificar tendencias o patrones de crecimiento.
  • Tenga en cuenta las condiciones actuales del mercado, incluidos los resultados de la competencia y la cuota de mercado, para fijar objetivos de ventas alcanzables.
  • Fijar objetivos específicos para las distintas líneas de productos, teniendo en cuenta su rendimiento y potencial en el mercado.
  • Adaptar los objetivos de ventas a las distintas regiones y segmentos de clientes en función de sus características únicas y sus resultados anteriores.

Establecer objetivos de beneficios:

• • Revisar todos los costes operativos, incluidos los de producción, logística y gastos generales, para comprender su impacto en la rentabilidad global.
  • Identifique estrategias para mejorar los márgenes de beneficio, como la reducción de costes, estrategias de precios o mejoras de la eficiencia.
  • Considere las condiciones económicas generales que pueden afectar a la rentabilidad, como las tasas de inflación o los cambios en el poder adquisitivo de los consumidores.
  • ¿Dispone la organización de un plan para alcanzar los objetivos de rentabilidad? ¿Qué hay que cambiar?
  • Asignaciones presupuestarias departamentales : prepare el terreno con antelación para cualquier cambio importante que deba producirse en los presupuestos departamentales, de modo que los cambios departamentales puedan planificarse con tiempo.

Asignación del presupuesto comercial:

• • Asegúrese de que los presupuestos comerciales se asignen de forma que apoyen y mejoren sus objetivos de ventas.
  • Planifique el gasto comercial en actividades promocionales, asegurándose de que se utilicen estratégicamente para impulsar las ventas y la presencia en el mercado.
  • Mantenga cierta flexibilidad en su presupuesto comercial para adaptarse a los cambios u oportunidades imprevistos del mercado.

Equipo de Gestión del Crecimiento de los Ingresos y/o Planificación Comercial(puede solaparse con Finanzas)

• • Preparar y actualizar las proyecciones de base: ya sea a través de un equipo interno de ciencia de datos o con su proveedor de TPx/RGM, revisar las proyecciones de base frente a las reales del año pasado. Identificar las áreas de mejora para las proyecciones futuras del próximo año de planificación.
  • Del mismo modo, revise las proyecciones de aumento frente a los datos reales, incluyendo cualquier cambio que pudiera afectar a estos factores, como nuevos competidores, cambios en el calendario promocional, innovación, etc.
  • Planificación de escenarios
  • Cree escenarios que tengan en cuenta los posibles cambios en las tendencias de consumo y los cambios económicos, como las fluctuaciones en las tasas de inflación, o los cambios en el poder adquisitivo de los consumidores, la disponibilidad de productos, el clima, etc.
  • Incluya escenarios que aborden problemas de la cadena de suministro, como retrasos en el suministro de materias primas o cambios en los costes logísticos.
  • Vigile y planifique los cambios en las estrategias de los competidores, como precios agresivos, introducción de nuevos productos o campañas de marketing.
  • Manténgase informado sobre posibles cambios normativos que puedan afectar a su sector, como nuevas normativas medioambientales o aranceles comerciales.
  • Tenga en cuenta el impacto de los acontecimientos mundiales, como los cambios políticos o las crisis sanitarias, en su mercado y sus operaciones comerciales.

Determine estrategias de precios

• • Análisis de la competencia
  • Compare periódicamente sus precios con los de los principales competidores para conocer su posición en el mercado.
  • Evalúe cómo se comparan sus productos o servicios con los de la competencia en términos de características y ventajas, y utilice esta información para justificar su estrategia de precios.
  • Comprenda su cuota de mercado en relación con los competidores y cómo influye la fijación de precios en su posicionamiento en el mercado.

Fijación de precios en función de los costes

• • Revise y analice periódicamente todos los costes de desarrollo, producción y distribución del producto para asegurarse de que sus precios cubren estos gastos.
  • Establezca objetivos claros de margen de beneficios y fije el precio de sus productos en consecuencia, sin dejar de ser competitivo en el mercado.
  • Busque formas de optimizar su cadena de suministro para reducir costes, lo que puede permitir una fijación de precios más competitiva.

Precios basados en el valor

• • Realice estudios de mercado para comprender cómo perciben los clientes el valor de sus productos en comparación con el precio.
  • Actualice sus modelos de elasticidad de precios, las elasticidades han oscilado de un lado a otro desde COVID - analice la elasticidad de precios bajo diferentes dinámicas de mercado.
  • Destaque las características o ventajas exclusivas de sus productos que justifiquen un precio más elevado que el de sus competidores.
  • Haga una valoración realista de la viabilidad de mantener la estructura de precios actual y evalúe si necesita subir, mantener o (sí) reducir el precio.
  • Si la cuota de mercado de su marca está disminuyendo debido a la fijación de precios, evalúe estrategias para mitigarlo: ¿tiene sentido reducir su lista, emplear estrategias EDLC o aumentar las promociones para alinear su ecuación de valor?

Analice el surtido en busca de eficiencias

• • Evalúe su surtido, ¿tiene lagunas que le estén costando cuota de mercado? ¿Dónde es vulnerable a las pérdidas de distribución? ¿Cuáles son sus oportunidades para cerrar las brechas de distribución?
  • Si está racionalizando el surtido, anticípese a las retiradas y ofrezca a los principales clientes minoristas un sustituto para no perder espacio en las estanterías.
  • Evalúe los artículos de baja rotación: ¿están atrayendo a clientes únicos u otros productos de la línea absorberán las ventas si se retiran?
  • ¿Hay artículos que supongan un lastre para la eficiencia operativa? ¿Cuál es su valor para el consumidor en relación con su mayor coste?

Desarrollar estrategias promocionales y barreras de seguridad

• • Optimización de la combinación promocional
  • Evalúe la eficacia de los distintos canales promocionales y asigne recursos a los más eficaces.
  • Analice qué tipos de promociones atraen más eficazmente a los segmentos de clientes objetivo.
  • Determine el momento y la frecuencia óptimos para las promociones, teniendo en cuenta factores como la estacionalidad, los ciclos de compra de los clientes y los acontecimientos del mercado.

Marco de trabajo

• • Establezca límites presupuestarios anuales claros para las actividades promocionales con el fin de evitar gastos excesivos y garantizar un uso eficiente de los recursos.
  • Establezca directrices para mantener la coherencia de la marca en todas las actividades promocionales, preservando la identidad y los valores de la marca.

Evaluación basada en el ROI

• • Identifique indicadores clave de rendimiento para cada actividad promocional, como el aumento de las ventas, la captación de clientes o las tasas de conversión.
  • Utilice herramientas de análisis de datos para medir continuamente el ROI de las actividades promocionales, comparándolas con objetivos predefinidos.
  • Alinear los flujos de trabajo para las aprobaciones fuera de las directrices establecidas.

Desplazar los objetivos hacia abajo a través de jerarquías

• • Objetivos personalizados
  • Desarrolle objetivos específicos para diferentes líneas o categorías de productos, teniendo en cuenta su dinámica de mercado única y su potencial de crecimiento.
  • Establezca objetivos distintos para las diferentes regiones geográficas, teniendo en cuenta las variaciones en el tamaño del mercado, la competencia y el comportamiento de los consumidores.
  • Alinee los objetivos con las metas departamentales, asegurándose de que las ventas, el marketing, la producción y otras funciones tengan objetivos claros y relevantes.

Flexibilidad para los mercados locales

• • Permitir ajustes en los objetivos para reflejar las condiciones del mercado local, como factores económicos, preferencias culturales, diferentes entornos competitivos o normativas.
  • Proporcionar un vehículo para que los directores de ventas aporten sus conocimientos basados en hechos sobre los objetivos y presupuestos adecuados.
  • Encontrar el equilibrio adecuado entre el mantenimiento de objetivos corporativos estandarizados y la personalización para satisfacer las necesidades locales.

Seguimiento y ajuste

• • Implemente sistemas de seguimiento en tiempo real de los avances respecto a los objetivos en todos los niveles jerárquicos.
  • Programe reuniones periódicas de revisión para evaluar la consecución de los objetivos de ingresos, debatir los retos y realizar los ajustes necesarios.
  • Cree un circuito de retroalimentación en el que los resultados de la evaluación del ROI sirvan de base para futuras estrategias promocionales, lo que permitirá una mejora continua.

Gestión de procesos

• • Involucrar a las principales partes interesadas
  • Talleres interfuncionales
  • Invite a las partes interesadas de varios departamentos, como ventas, marketing, finanzas, operaciones e I+D, a participar en los talleres, para garantizar una amplia gama de perspectivas.
  • Asegúrese de que cada taller concluya con resultados prácticos, próximos pasos claramente definidos y responsabilidades asignadas.

Mecanismo de retroalimentación

• • Realice encuestas periódicas o foros abiertos para recabar las opiniones de las partes interesadas sobre diversos elementos del proceso del plan operativo anual (AOP).
  • Desarrollar un sistema para integrar los comentarios en el proceso del plan operativo anual (AOP), garantizando que se tengan en cuenta y se aborden las opiniones de las partes interesadas.

Toma de decisiones en colaboración

• • Emplear técnicas de consenso en los procesos de toma de decisiones para garantizar que se tienen en cuenta y se armonizan los distintos puntos de vista.
  • Reconozca y valore las contribuciones de todos los jefes de departamento y personas implicadas en el proceso de toma de decisiones, reforzando una cultura de colaboración y respeto mutuo.

No olvide a sus clientes clave

• • Considere la posibilidad de reajustar los calendarios de los clientes clave en relación con su calendario de innovación.
  • Lleve a cabo reuniones de principio a fin con clientes estratégicos e incorpore sus comentarios a los planes.
  • Planifique procesos de revisión y aprobación en profundidad

Ciclos de revisión iterativos

• • Programe intervalos regulares (por ejemplo, mensuales o trimestrales) para supervisar el progreso del plan operativo anual. Esto permite realizar ajustes y mejoras a tiempo.
  • Utilice estos ciclos para hacer un seguimiento de los avances con respecto a los hitos y objetivos empresariales, asegurándose de que el plan mantiene el rumbo.

Jerarquía de aprobación

• • Establezca niveles claros de aprobación dentro de la organización, asegurándose de que los planes se examinan a fondo en cada etapa.
  • Mantenga registros de las aprobaciones en cada nivel para rendición de cuentas y referencia futura.

Planificación de contingencias

• • Como parte del proceso de revisión, realice una evaluación de riesgos para identificar los posibles riesgos operativos y de mercado que podrían afectar al plan.
  • Desarrolle estrategias y planes de acción alternativos para hacer frente a los escenarios que puedan surgir de los riesgos identificados.
  • Asegúrese de que se asignan recursos no sólo para el plan operativo principal, sino también para las medidas de contingencia.

Tecnología y herramientas para una exitosa sesión de planificación anual

Elegir las soluciones de software adecuadas es importante para el rendimiento de su empresa y para garantizar el éxito de su plan operativo anual (AOP). La incorporación de la tecnología al proceso del AOP puede mejorar significativamente la eficiencia y la eficacia de la planificación, sentando unas bases sólidas para el año siguiente. Plataformas como CPGvision by PSignite son importantes por su eficacia en el análisis de datos y la planificación estratégica. He aquí un enfoque práctico para integrar la tecnología en su proceso de plan operativo anual:

• Seleccione herramientas "todo en uno": Utilice software como CPGvision que ofrece funciones completas para el análisis de datos, la planificación y la ejecución. Este tipo de software agiliza el proceso y ayuda a extraer información útil de datos complejos.
• Haga hincapié en la solidez del análisis de datos: Asegúrese de que las herramientas elegidas son potentes en el análisis de datos. Ser capaz de interpretar los datos con precisión es clave para establecer objetivos alcanzables y crear estrategias sólidas.
• Apoyo a la planificación y ejecución: Elija herramientas que le ayuden no sólo en la planificación, sino también en la realización y el seguimiento de su plan operativo anual. Esto ayuda a pasar sin problemas de la fase de planificación a la ejecución en el mundo real.
• Fomentar la colaboración: Su solución debe permitir la colaboración y mantener a todos en la misma página en cuanto a los últimos números.
• Formación del equipo: Asegúrese de que su equipo está bien formado en el uso de estas herramientas. Organice sesiones de capacitación si es necesario, para que todos puedan utilizar plenamente las capacidades del software.
• Integración con los sistemas actuales: Las herramientas deben integrarse bien con sus sistemas actuales para garantizar una planificación coherente y eficiente.

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Haga que su proceso de plan operativo anual (AOP) sea más sencillo y eficiente con CPGvision. Nuestra plataforma de gestión del crecimiento de los ingresos (RGM) está adaptada a la industria de bienes de consumo masivo. Con CPGvision, puede establecer un plan estratégico para un plan operativo anual exhaustivo en sólo 8 semanas.

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